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Information zur Datenerhebung gemäß Art. 13 DSGVO

Die Granit Tiefbau GmbH, Moorweg 16A, 24582 Bordesholm, Geschäftsführer Herr Dipl. Ing. Karsten Behrend, erhebt Ihre Daten zur Kontaktaufnahme, zum Zweck der Vertragsdurchführung und zur Erfüllung ihrer vertraglichen und vorvertraglichen Pflichten.
Die Datenerhebung und Datenverarbeitung ist für die Durchführung des Vertrags erforderlich und beruht auf Artikel 6 Abs. 1 b), f) DSGVO. Mit dem bereitstellen ihrer Daten über das Kontaktformular wollen wir die Kommunikation und eine zeitlich ungebundene Kontaktaufnahme gewährleisten. Eine Weitergabe der Daten an Dritte findet nicht statt. Die Daten werden gelöscht, sobald die für den Zweck ihrer Verarbeitung nicht mehr erforderlich sind. Sollte ein Vertrag Zustandekommen, werden die Daten aus buchhalterischen Gründen 10 Jahre gespeichert.
Sie haben das Recht, der Verwendung Ihrer Daten, jederzeit zu wiedersprechen. Außerdem sind Sie berechtigt, Auskunft der bei uns über Sie gespeicherten Daten zu beantragen. Ebenfalls können Sie bei Unrichtigkeit der Daten die Berichtigung fordern oder bei unzulässiger Datenspeicherung die Löschung der Daten verlangen.
Ihnen steht des Weiteren ein Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde zu.


Richtlinie zur Datenschutzorganisation bei der Granit Tiefbau GmbH

1. Grundsätze

Der Schutz personenbezogener Daten ist uns ein wichtiges Anliegen. Deshalb verarbeiten wir die personenbezogenen Daten unserer Mitarbeiter, Kunden sowie Geschäftspartner in Übereinstimmung mit den anwendbaren Rechtsvorschriften zum Schutz personenbezogener Daten und zur Datensicherheit.
In dieser Datenschutzrichtlinie wird beschrieben, welche Arten von personenbezogenen Daten wir erheben, wie diese Daten genutzt werden, an wen sie übermittelt werden und welche Wahlmöglichkeiten und Rechte betroffene Personen im Zusammenhang mit unserer Verarbeitung der Daten haben. Außerdem beschreiben wir, mit welchen Maßnahmen wir die Sicherheit der Daten gewährleisten und wie betroffene Personen Kontakt mit uns aufnehmen können, wenn Sie Fragen zu unserer Datenschutzpraxis haben.
Diese Richtlinie regelt die datenschutzkonforme Informationsverarbeitung und die insoweit bei der Granit Tiefbau GmbH bestehenden Verantwortlichkeiten. Alle Mitarbeiter sind zur Einhaltung der Richtlinie verpflichtet.
Sie richtet sich an
• die Personen oder Abteilungen, die über den Einsatz/die Bereitstellung eines Anwendungssystems entscheiden
• die Personen oder Abteilungen, die über die Nutzung des Systems für ihre Aufgaben entscheiden
• Benutzer, d.h. diejenigen, die das zur Verfügung gestellte System für die Erledigung ihrer betrieblichen Aufgaben nutzen (bei Speicherung personenbezogener Daten auf einem Arbeitsplatzrechner entscheidet der einzelne Benutzer ggf. auch über die im System erfolgende Verarbeitung und die dazu verwendeten Programme),
Dabei gelten folgende Grundsätze:
• Die DV-Hard- und Software sind für betriebliche Aufgaben, und zwar für die jeweils vorgesehenen Zwecke, zu verwenden und gegen Verlust und Manipulation zu sichern. Eine Nutzung für private Zwecke bedarf der ausdrücklichen Genehmigung.
• Jeder Mitarbeiter ist in seinem Verantwortungsbereich für die Umsetzung der Richtlinie verantwortlich. Die Einhaltung muss von ihm regelmäßig kontrolliert werden.
• Die für die Verarbeitungen der eingesetzten Systeme Verantwortlichen stellen sicher, dass ihre Mitarbeiter (Benutzer) über diese Richtlinie informiert werden; das gilt auch für temporär Beschäftigte.

2. Beschaffung/Hard- und Software

2.1 Die Beschaffung von Hard- und Software erfolgt grundsätzlich auf Anforderung der über die Verarbeitungen entscheidenden Person/Abteilung durch die zentrale
DV-Beschaffung. Bereits bei der Auswahl von Hard-und Software wird das Prinzip der Gewährleistung von Datenschutz durch Technikgestaltung und durch datenschutzfreundliche Voreinstellungen als ein tragendes Kriterium beachtet.
2.2 Falls mit der Beschaffung ein neues Verfahren der Verarbeitung personenbezogener Daten eingeführt werden soll. Die Durchführung einer Datenschutz-Folgenabschätzung richtet sich nach der Verfahrensanweisung.
2.3 Private Hard- und Software dürfen nicht zur Verarbeitung personenbezogener Daten Verwendung finden. Die dienstliche Nutzung privater Hard- und Software im heimischen und außerbetrieblichen Bereich (z.B. private Notebooks) bedarf der Genehmigung durch die IT-Abteilung im Einzelfall.
2.4 Die IT-Abteilung führt ein Verzeichnis der eingesetzten Hardware und der verwendeten Anwendungsprogramme.
2.5 Bei Verdacht des Diebstahls von Hard- und Software, des unbefugten Zugriffs auf personenbezogene Daten, von Sabotage etc. sind die DV-Abteilung unverzüglich zu informieren. Näheres regelt die Verfahrensanweisung.


3. Verpflichtung/Schulung der Mitarbeiter

3.1 Jeder Mitarbeiter, der Umgang mit personenbezogenen Daten hat, ist auf einen vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten und die Einhaltung dieser Richtlinie zu verpflichten.
3.2 Die Verpflichtung erfolgt unter Verwendung des hierzu vorgesehenen Formulars und unter Aushändigung des erstellten Merkblatts durch die Personalabteilung
3.3 Mitarbeiter, die besonderen Geheimhaltungsverpflichtungen (z.B. Fernmeldegeheimnis nach § 88 TKG) unterliegen, werden von den Vorgesetzen ergänzend schriftlich verpflichtet. Die jeweilige Verpflichtungserklärung ist zu den Personalakten zu nehmen.
3.4 Für in Abstimmung mit den jeweiligen Abteilungsleitungen angesetzte Schulungstermine sind die betroffenen Mitarbeiter freizustellen.


4. Transparenz der Datenverarbeitung

4.1 Über Verfahren, die den Umgang mit personenbezogenen Daten betreffen, wird ein Verzeichnis von Verarbeitungen gem. Art. 30 DS-GVO geführt. Der für ein Verfahren Verantwortliche bzw. der zuständige Datenschutzkoordinator meldet dieses zeitnah. Gleiches gilt für Veränderungen.
4.2 Macht ein Betroffener von seinem Auskunftsrecht nach Art. 15 DS-GVO oder seinem Korrektur- oder Widerspruchsrecht nach Art. 16 und Art. 21 DSGVO Gebrauch, so erfolgt die zentrale Bearbeitung. Auskunfts- und Einsichtsrechte von Mitarbeitern werden durch die Personalverwaltung erfüllt. Es ist sicherzustellen, dass dem Betroffenen seine Daten auf Wunsch in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zur Verfügung gestellt werden können.


5. Erhebung/Verarbeitung von personenbezogenen Daten

5.1 Die Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten darf nur im Rahmen des rechtlich Zulässigen erfolgen. Hierbei sind auch die besonderen Voraussetzungen für die Erhebung und Verarbeitung sensibler Daten gemäß Art. 9 Abs. 1 DSGVO zu beachten. Grundsätzlich dürfen nur solche Informationen verarbeitet und genutzt werden, die zur betrieblichen Aufgabenerfüllung erforderlich sind und in unmittelbarem Zusammenhang mit dem Verarbeitungszweck stehen.
5.2 Es wird sichergestellt, dass Betroffene keiner Entscheidung unterworfen werden, die ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhen und zugleich den Betroffenen gegenüber eine rechtliche Wirkung entfalten oder sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen (bspw. Profiling).
5.3 Vor Einführung neuer Arten von Erhebungen ist die die Zulässigkeit bestimmende Zweckbestimmung der Daten durch den für die Anwendung Verantwortlichen schriftlich zu dokumentieren. Grundsätzlich ist eine Zweckänderung nur dann zulässig, wenn die Verarbeitung mit denjenigen Zwecken vereinbar ist, für die die Daten ursprünglich erhoben worden sind. Die im Rahmen der Zweckänderung genutzten Abwägungs-Kriterien sind einzeln zu prüfen.
Die Prüfung ist darüber hinaus auch zu einem ordnungsgemäßen Nachweis zu dokumentieren.
Eine Zweckänderung ist auch zulässig, wenn eine Einwilligung der betroffenen Person durch den Verantwortlichen eingeholt wird. Gleichzeitig hat der für die Verarbeitung Verantwortliche vor der Erhebung bzw. der Speicherung von Daten schriftlich festzulegen, ob und in welcher Art und Weise der gesetzlichen Benachrichtigungspflicht des Betroffenen zu genügen ist.
5.4 Falls andere Stellen Informationen über Betroffene anfordern, dürfen diese ohne Einwilligung des Betroffenen nur gegeben werden, wenn hierfür eine gesetzliche Verpflichtung oder ein die Weitergabe rechtfertigendes legitimes Interesse des Unternehmens besteht und die Identität des Anfragenden zweifelsfrei feststeht.


6. Datenhaltung/Versand/Löschung

6.1 Die Speicherung von Daten erfolgt grundsätzlich auf den hierzu zur Verfügung gestellten Netzlaufwerken. Eine Speicherung auf mobilen Datenträgern oder Cloudspeicher (z.B. Flashspeicher, Streamer-Bändern) bedarf der Genehmigung durch die IT-Abteilung und der Registrierung durch die den Träger einsetzende Abteilung/Benutzer. Bei Netzwerken ist die IT-Abteilung für die Sicherung der Daten verantwortlich, die auf dem Server gespeichert sind.
6.2 Soweit technisch bedingt ein anderer Speicherort erforderlich ist (z.B. Notebook, Desktop-PC) ist der jeweilige Benutzer für die Durchführung der Datensicherung selbst verantwortlich. Ist ein Netzzugang möglich (z.B. bei Notebook mit WLAN, Tablet), ist zumindest einmal wöchentlich der aktuelle Datenbestand auf das für den Benutzer reservierte Netzlaufwerk zu überspielen. Die gewählten Datensicherungsmaßnahmen sind in dem Verfahrensverzeichnis zu dokumentieren.
6.3 Gesetzliche Aufbewahrungsfristen und Löschungstermine sind von dem über die Verarbeitung der Daten Entscheidenden in seiner Verantwortung zu beachten. Die IT-Abteilung ist über die Einhaltung der Termine insbesondere im Hinblick auf die Löschung personenbezogener Daten in Sicherungskopien zu informieren.
6.4 Bei der Weiter- oder Rückgabe nicht mehr benötigter IT-Komponenten ist der Benutzer verpflichtet, dafür zu sorgen, dass zuvor sämtliche Daten wirksam gelöscht wurden.

7. Externe Dienstleister/Auftragsverarbeitung/Wartung

7.1 Sollen externe Dienstleister erstmals mit der Verarbeitung personenbezogener Daten bzw. einzelnen Verarbeitungsschritten (z.B. Erhebung, Löschung = Entsorgung) bzw. mit Tätigkeiten (z.B. Wartung, Reparatur) beauftragt werden, bei denen sie die Möglichkeit der Kenntnis personenbezogener Daten bekommen, so ist der Verantwortliche vor der Beauftragung unter Vorlage des den Anforderungen des Art. 28 DS-GVO genügenden Vertragsentwurfs und der Kriterien der erfolgten bzw. nachfolgend vorgesehenen Auftragskontrolle zu informieren.
7.2 Entsprechendes gilt, falls die Granit Tiefbau GmbH entsprechende Tätigkeiten im Auftrag Dritter wahrnehmen will.


8. Sicherheit der Verarbeitung

8.1 Für jedes Verfahren ist eine dokumentierte Schutzbedarfsfeststellung sowie eine Analyse bzgl. der für den Betroffenen möglichen Risiken zu erstellen. Diese richten sich an der Art, dem Umfang, der Umstände und Zwecke der Verarbeitung sowie der Wahrscheinlichkeit des Eintritts einer solchen Gefahr.
8.2 Zur Wahrung der Verfügbarkeit, Vertraulichkeit und Integrität der Daten sowie der Belastbarkeit der Daten verarbeitenden Systeme ist ein allgemeines Sicherheitskonzept zu erstellen. Das Konzept orientiert sich an der zuvor erstellten Schutzbedarfsfeststellung und der Risikoanalyse. Dieses Konzept ist maßgeblich für alle weiteren Verfahren.
8.3 Neben dieser Richtlinie bestehen ergänzende Regelungen, die insbesondere zur Realisierung der Datensicherungsgebote des Art. 32 DS-GVO zu treffende Maßnahmen betreffen. Hierzu gehören u.a.
• Arbeitsanweisung zum datenschutzgerechten Versand von Datenträgern und zur Verschlüsselung von Daten
• Arbeitsanweisung zum Passwortverfahren
• Arbeitsanweisung zur Erteilung von Auskünften im Personalbereich
• Arbeitsanweisung zur PC- und Laptop-Nutzung
• Arbeitsanweisung Telearbeit/Home-Office
Ferner ist die Verarbeitung von Personaldaten in einer Anzahl von Betriebsvereinbarungen näher festgelegt. Hierzu gehören u. a. die Vereinbarung
• über die Nutzung von Telekommunikation (Telefon,
• E-Mail, Internet in der Granit Tiefbau GmbH
• die Vergabe von Telearbeit/Homeoffice


9. Rechenschafts- und Dokumentationspflicht

Die Einhaltung der Vorgaben, die sich aus dieser Richtlinie ergeben, muss jederzeit nachweisbar sein Eine Nachweisbarkeit hat insbesondere durch eine schlüssige und nachvollziehbare schriftliche Dokumentation hinsichtlich getroffener Maßnahmen und dazugehöriger Abwägungen zu erfolgen.

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